Cómo enviar una RFQ a un fabricante mexicano (plantilla gratuita)

Una solicitud de cotización (RFQ, por sus siglas en inglés) es el documento que convierte "¿pueden fabricar esto?" en un número que puedes comparar. Una RFQ clara obtiene respuestas más rápidas, menos idas y vueltas y cotizaciones que se alinean entre sí. Una vaga obtiene silencio o suposiciones.

Abajo tienes una plantilla bilingüe gratuita que puedes descargar sin dejarnos tu correo, y una guía sección por sección para llenarla.

Por qué bilingüe

Las RFQ suelen revisarlas cotizadores, ingenieros y gerentes de planta que trabajan en español, mientras que del lado del comprador muchas veces el equipo de ingeniería o de compras trabaja en inglés. Una plantilla con ambos idiomas lado a lado elimina ambigüedades y sirve igual si el comprador está en Estados Unidos o en México.

Algunos términos que conviene conocer:

Inglés	Español
Request for quotation	Solicitud de cotización
Drawing	Plano
Tolerance	Tolerancia
Surface finish	Acabado superficial
Tooling	Herramental
Mold	Molde
Minimum order quantity	Cantidad mínima de pedido
Lead time	Tiempo de entrega
Payment terms	Condiciones de pago
Quote validity	Vigencia de la cotización

Sección por sección

1. Comprador

Tu empresa, un contacto con nombre, correo y un teléfono o número de WhatsApp. Agrega la fecha en que necesitas las cotizaciones. Una fecha límite ayuda a los proveedores a priorizar y te da un punto claro para dar seguimiento.

2. Pieza o producto

El nombre y número de la pieza, una descripción breve y sencilla, y el número de plano con su revisión. Adjunta el plano en PDF y, si lo tienes, un modelo 3D en archivo STEP. Las fotos o una muestra física ayudan cuando todavía no hay plano.

Si conoces el proceso, dilo. Si no, describe la pieza y pide al proveedor que recomiende uno.

3. Material y acabado

Indica el material y el grado (aluminio 6061-T6, inoxidable 304, PA66 con 30% de fibra de vidrio). Enlista alternativas aceptables si las hay; un proveedor puede tener a la mano un equivalente más barato. Especifica el acabado, el recubrimiento y el color.

4. Especificaciones

Las tolerancias generales y las dimensiones críticas que de verdad importan. Las tolerancias demasiado cerradas en todas las características son una de las razones más comunes por las que las cotizaciones llegan altas. Indica qué reportes de inspección necesitas (inspección de primera pieza, reporte dimensional, certificados de material) y qué certificaciones debe tener el proveedor.

5. Cantidades

Da tres números: muestras o prototipos, el primer pedido de producción y el volumen anual estimado. Pide precios en varios escalones de cantidad. Los proveedores cotizan muy distinto 500 piezas que 50,000, y el estimado anual define qué herramental van a proponer.

6. Herramental

Indica si esperas herramental nuevo, si tienes herramental existente para transferir y que esperas ser dueño de cualquier herramental que pagues. Pregunta por la vida útil esperada. Aclarar la propiedad desde la RFQ evita una discusión costosa más adelante.

7. Empaque y entrega

Los requisitos de empaque y etiquetado, el lugar de entrega y los Incoterms con los que quieres la cotización, como EXW (en fábrica: tú recoges en la planta), FCA (libre transportista: entregado a tu transportista) o DAP (entregado en tu puerta, sin incluir impuestos de importación). Incluye tus fechas de muestras y de producción.

8. Qué cotizar

Enlista los renglones exactos que quieres de vuelta: precio unitario en cada cantidad, moneda, costo de herramental o de preparación, pedido mínimo, tiempos de entrega de muestras y de producción, condiciones de pago, vigencia de la cotización y cualquier exclusión. Esta sola sección hace más que cualquier otra para que las cotizaciones sean comparables.

Cómo proteger tus planos

Si el diseño es sensible, pide a los proveedores que firmen un acuerdo de confidencialidad antes de enviar el paquete completo de planos. Muchos fabricantes están acostumbrados a esto. Para un primer contacto puedes compartir una descripción, un plano general o una foto, y enviar los archivos detallados cuando haya interés mutuo.

Cómo enviarla

Cuando puedas, envía la RFQ con sus adjuntos por correo a una persona con nombre, no a un buzón general. Si la empresa muestra un WhatsApp, un mensaje corto avisando que la RFQ está en su bandeja suele acelerar las cosas. Lleva una hoja de cálculo sencilla con a quién se la enviaste, cuándo y cuándo diste seguimiento.

Da seguimiento una vez después de tres o cuatro días hábiles, y otra vez unos días más tarde. Si estás contactando de 8 a 12 proveedores, cuenta con que algunos no responderán; es normal.

Cuando lleguen las cotizaciones, no van a coincidir entre sí. Cómo comparar cotizaciones de manufactura explica qué hacer con ellas.